BzInsight

คุยกับน้องสาวที่ทำงานเป็น IT consult ที่กำลังจะเปลี่ยนงานเร็วๆ นี้ น่าแปลกใจที่พบว่าหลายๆ บริษัทที่พบปัญหาสมองไหล หรือพนักงานลาออกเป็นจำนวนมาก ไม่ได้มีการทำ exit interview หลายคนยังไม่รู้เลยด้วยซ้ำว่าอะไรคือ exit interview

ตามความเข้าใจของผม exit interview เป็นขั้นตอนหนึ่งของงานบริหารงานบุคคล เมื่อมีพนักงานในบริษัทต้องการลาออก ผู้จัดการฝ่ายบุคคลจะทำการสัมภาษณ์พนักงานคนนั้น เพื่อให้ทราบถึงสาเหตุที่ลาออก และจะได้นำมาปรับปรุงสภาพแวดล้อมในองค์กรต่อไป ข้อสำคัญคือ การทำงานสัมภาษณ์เมื่อออกจากงานนั้น ควรจะทำโดยฝ่ายบุคคล แทนที่จะเป็นหัวหน้างานโดยตรง เพราะในหลายๆ กรณีหัวหน้างานอาจจะไม่ทราบเหตุผลที่แท้จริง ผมยังจำคำพูดของ HR manager ที่เคยเล่าให้ฟังนานมาแล้วได้ว่า

They join the company, but they quit their manager

Exit Interview จะช่วยให้ฝ่ายบุคคลได้รับข้อมูลที่อาจจะไม่เคยทราบมาก่อน ทั้งสภาพความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อบริษัท ที่มีต่อหัวหน้างาน และต่อการทำงาน รวมถึงสาเหตุจูงใจในการลาออก เช่นอาจจะได้รับข้อเสนอที่ดีกว่า หรือไม่ได้รับโอกาสในการพัฒนาตนเอง เป็นต้น กระบวนการนี้ผมมองว่า เปรียบเหมือนการตรวจสภาพร่างกายขององค์กร ถ้ามีการลาออกกันเป็นจำนวนมาก ก็เหมือนกับร่างกายที่เลือดไหลออกเรื่อยๆ ไม่หยุด หากไม่ได้รับการวินิจฉัยอย่างถูกต้อง องค์กรก็จะไม่สามารถเติบโตได้

ประเด็นที่สำคัญในการทำ Exit Interview คือต้องสร้างบรรยากาศให้พนักงานเข้าใจว่า ไม่ได้เป็นการคุยเพื่อจะที่พยายามเหนี่ยวรั้งเขาไว้ แต่เป็นการพูดคุยเพื่อที่จะได้เข้าใจถึงปัญหาที่พบในองค์กร และแน่นอนว่าข้อมูลที่พูดคุยกันจะเป็นความลับ ถ้าเขาเปิดใจที่จะพูด รับรองว่าฝ่ายบุคคลจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรเป็นอย่างมาก

ผลของการทำ exit interview จะถูกนำมาวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่ โดยขั้นแรกจะแบ่งเป็น regrettable หรือ unregrettable เรียกง่ายๆ ก็คือว่าทางบริษัทเสียใจหรือไม่ที่พนักงานคนนี้ต้องลาออกไป โดยทั่วไปแล้ว การ turnover หรือการสูญเสียพนักงาน เป็นเรื่องปกติในบริษัท turnover rate ไม่ควรจะต่ำเกินไป หรือสูงเกินไป ถ้าต่ำเกินไป และบริษัทไม่ได้มีการขยายตัวโดยรับพนักงานใหม่ๆ เข้ามามากพอ อาจจะเสียโอกาสที่จะนำ “เลือดใหม่” หรือความคิดใหม่ๆ เข้ามาในองค์กรได้ ถ้าสูงเกินไป ก็แน่นอนว่าการพัฒนาองค์กรโดยรวมอาจจะกำลังชะงักงัน

นอกจากจะแบ่งเป็น regrettable หรือ unregrettable แล้ว ทางฝ่ายบุคคลอาจจะยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลโดยแบ่งตามสาเหตุได้ เพื่อจะได้นำไปปรับปรุงต่อไป ตัวอย่างของการแบ่งสาเหตุในการลาออกจะประกอบด้วย

• ความผิดพลาดในกระบวนการสรรหา - หรือเรียกง่ายๆ จ้างคนมาไม่ตรงกับความต้องการของบริษัท
• ความสัมพันธ์กับหัวหน้างาน - หลายคนชอบงาน รักเพื่อนร่วมงาน แต่ทนหัวหน้างานไม่ได้
• ผลตอบแทน - ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของเงินเดือน สวัสดิการ หรือผลประโยชน์อื่นๆ
• ลักษณะของงาน
• ความก้าวหน้าทางอาชีพ
• นโยบายของผู้บริหาร
• อื่นๆ

ผลการวิเคราะห์เหล่านี้ จะช่วยให้บริษัททราบได้ว่า อะไรเป็นช่องโหว่ให้บุคคลากรที่เพียรพยายามสรรหา ฝึกอบรม และพัฒนามา ต้องลาออกจากบริษัทไป และสามารถกำหนดแนวทางในการแก้ไขได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น

ท้ายนี้มีลิงค์มาฝากครับ หากต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ exit interview
http://www.insightexit.com/index.html

ประชาสัมพันธ์โปรโมชั่นของ Asia Books ครับ วันก่อนแวะไป เห็นน่าสนใจดี แต่ไม่ได้เข้าร่วมโครงการนี้ทุกเล่มนะครับ โดยมากเป็นพวก fiction & non-fiction โดยหนังสือเล่มไหนที่อยู่ในข่ายร่วมโปรโมชั่นจะมีสติ้กเกอร์สีแดงปะไว้

Enjoy !

Business Intelligence หรือ BI อยู่ใกล้ตัวเรามากกว่าที่คิด ถ้าในชีวิตประจำวัน คุณได้มีการ จดบันทึกข้อมูล รวบรวม นำมาวิเคราะห์ (เหมือนที่เคยกล่าวไว้ใน องค์ประกอบของ Business Intellligenc)   จนสามารถหาข้อสรุปไปสู่การตัดสินใจลงมือทำหรือไม่ทำอะไรบางอย่างได้ นั่นคือการใช้งาน BI แล้ว

การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล อาจจะไม่จำเป็นต้องหรูหราอลังการอะไรมากมาย บางทีแค่การได้มองเห็นข้อมูลย้อนหลัง หรือเปรียบเทียบข้อมูลในใจ ก็ถือเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว

• ใบแจ้งค่าไฟฟ้า ถ้าใครสังเกตด้านใบแจ้งค่าไฟฟ้า จะพบว่า ทุกเดือนจะมีการแสดงปริมาณการใช้ไฟฟ้าในรอบหกเดือนย้อนหลัง เห็นข้อมูลคร่าวๆ ก็พอจะทำให้ช่วยตัดสินใจได้ว่า ควรจะปรับเวลาเปิดปิดแอร์ ตู้เย็นเครื่องใหม่ที่เพิ่งซื้อเข้ามา ช่วยประหยัดไฟได้หรือไม่

• ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต โดยเฉพาะของ K-bank เมื่อตอนต้นปี ผมได้รับรายงานสรุปการใช้จ่ายรวมทั้งปี แยกกลุ่มตามประเภทการใช้จ่ายในแต่ละเดือน ซึ่งก็ช่วยให้เราพอจะมองเห็นพฤติกรรมการใช้จ่าย และปรับเปลี่ยนการใช้จ่ายได้ถ้าต้องการ

• ใครไปทาน MK สุกี้ก็คงเคยเห็นใบแสดงพลังงานและสารอาหารที่ทานเข้าไปโดยเฉลี่ยต่อคน นั่นก็เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง เพราะจะช่วยให้รู้ได้ว่ามื้ออร่อยที่เพิ่งผ่านไปนี่ต้องไปวิ่งจ๊อกกิ้งเผาแคลอรีอีกนานเท่าไหร่

นี่แค่ตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ที่มีใครบางคนจัดการมาให้เราแล้วนะครับ ความจริงแล้วเรายังสามารถใช้ประโยชน์จาก BI ในชีวิตประจำวันได้อีกมาก โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ภายในงานเท่านั้น เพียงแต่จุดเริ่มต้นเลยคือจำเป็นที่ที่จะต้องมี “ข้อมูล” เสียก่อน ดังนั้นการจดบันทึกจึงเป็นเหมือนก้าวแรก ที่จะเปิดประตูสู่การนำ BI มาใช้ ยิ่งบันทึกได้ละเอียดถี่ถ้วน ก็ยิ่งมีศักยภาพมากขึ้นในการที่จะนำข้อมูลที่บันทึกไว้มาทำให้เกิดประโยชน์ได้ต่อไป

Wal-Mart ซึ่งเป็นบริษัทค้าปลีกรายใหญ่ที่สุดในโลก เลือกใช้ระบบ Business Intelligence ของ Oracle ที่มีชื่อว่า Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plust (OBIEE Suite Plus) เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมดภายในองค์กร โดยทาง Wal-Mart วางแผนที่จะใช้ระบบนี้ในการควบคุมดูแลระบบการขนส่ง การบริหารกลุ่มสินค้า การเงิน การบริหารงานบุคคล การจัดการอสังหาริมทรัพย์ การจัดซื้อ การบริหารร้านค้า และทรัพยากรทางธุรกิจอื่นๆ

ที่มา:Wal-Mart Selects Oracle for Business Intelligence