Wal-Mart ซึ่งเป็นบริษัทค้าปลีกรายใหญ่ที่สุดในโลก เลือกใช้ระบบ Business Intelligence ของ Oracle ที่มีชื่อว่า Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plust (OBIEE Suite Plus) เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมดภายในองค์กร โดยทาง Wal-Mart วางแผนที่จะใช้ระบบนี้ในการควบคุมดูแลระบบการขนส่ง การบริหารกลุ่มสินค้า การเงิน การบริหารงานบุคคล การจัดการอสังหาริมทรัพย์ การจัดซื้อ การบริหารร้านค้า และทรัพยากรทางธุรกิจอื่นๆ
ตอนนี้เปลี่ยนตัวโปรแกรมที่ใช้จัดการ BzInsight แล้ว จากที่แต่เดิมใช้ Drupal ซึ่งก็พบว่า แม้จะมีความสามารถสูง แต่ก็มาพร้อมกับความซับซ้อนที่มากเกินความต้องการ เพราะหลังจากปลุกปล้ำหาโมดูลต่างๆ ที่ได้รับคำแนะนำมาเมื่อตอนไปงาน DrupalcampBangkok วิ่งไล่ตามอัพเกรดโมดูลต่างๆ อ่านคู่มือกันจนตาเหล่ แล้วก็มาพบสัจธรรมเอาว่า ถ้าเราเริ่มต้นจากเล็กๆ ก่อน คือเน้นไปที่ blog อย่างเดียวเลย ใช้แค่ WordPress ก็พอถมเุถไปแล้ว เอาเวลามานั่งเขียน content ดีกว่า
ทั้งนี้ไม่ได้หมายความว่า Drupal สู้ WordPress ไม่ได้นะครับ แต่ถ้าแค่อยากจะทำ blog ส่วนตัว ที่เน้นเนื้อหามากกว่าเทคนิค การเลือกใช้ Drupal ก็คงไม่ต่างจากการขับรถเฟอร์รารีออกไปซื้อกับข้าวหน้าปากซอย ตอนนี้ผมเลยเปลี่ยนมาเป็นขี่จักรยานแทน น่าจะมีความสุขกว่า
มี เหตุให้ไม่มีรถส่วนตัวใช้มาหลายสัปดาห์แล้ว ครั้นจะวานให้ภรรยามาคอยรับคอยส่งทุกเช้าเย็นก็ออกจะเกรงใจ เพราะผมตื่นและออกจากบ้านเช้ามากทุกวัน เลยได้มีโอกาสได้ใช้บริการรถเมล์ของประชาชนอย่างเป็นเรื่องเป็นราว และเห็นว่ามีข้อดีหลายอย่าง
ที่เห็นชัดเจนเลยคือ ผลดีต่อสุขภาพจิต ผมลดความเร่งรีบในช่วงเช้าไปได้มาก ถ้าใช้รถส่วนตัวผมจะต้องรีบออกจากบ้านไม่เกิน 6 โมงเช้า เพราะถ้าสายกว่านั้นแสดงว่าจะต้องใช้เวลาขับรถนานขึ้น หาที่จอดรถยากขึ้น แต่ถ้าขึ้นรถเมล์็รถจะติดก็ติดไป เพราะเราไม่ได้ขับเองอยู่แล้ว ใช้เวลามากกว่ารถส่วนตัวอยู่แล้ว แต่เป็นเวลาที่เราสามารถทำอะไรได้หลายอย่าง อาทิเช่น อ่านหนังสือ ฟังวิทยุ หรือไม่ก็ฟัง podcast รายการดีๆ ซึ่งมีเยอะแยะไปหมด หรือถ้าอากาศดี ได้นั่งติดหน้าต่างก็ได้ลองสังเกตวิถีชีวิตรอบข้างบ้าง รถติดแถวๆ ตลาดก็ลองมองดูผู้คนริมถนน ได้ความคิดอะไรดีๆ หลายอย่างเหมือนกัน บางทีก็หยิบเอากระดาษมาจดไอเดียอะไรที่มันผุดขึ้นมาระหว่างทางได้อีกด้วย ผมพบว่าระยะเวลา 90-100 นาทีที่ผมใช้ในการเดินทางไปกลับบ้านที่ทำงาน โดยใช้รถเมล์ ผมใช้เวลานี้ได้คุ้มค่า และมีความเครียดน้อยกว่า 50-60 นาทีที่ต้องใช้ถ้าขับรถไปทำงานเอง
เรื่องความประหยัดนี่ก็เห็นผลชัดเจนมากครับ ไม่ต้องเติมน้ำมันรถนี่ประหยัดเงินตัวเองไปได้เยอะ มองเลยไปอีก ผมว่ามันช่วยชาติประหยัดด้วยนะเนี่ย แถมที่จอดรถก็ไม่ต้องใช้ เหลือที่ไว้ให้คนที่เขาจำเป็นต้องใช้มากกว่าเราดีกว่า
อย่างไรก็ดี ข้อเสียก็มีบ้างเหมือนกัน บางทีรถเมล์ก็ขาดระยะ ต้องใช้เวลารอนาน ผมเคยรอรถเมล์นานถึง 20-30 นาทีมาแล้ว วิธีแก้ไขก็คือวางแผนหน่อย เผื่อเวลาไว้ซักนิด และใช้เวลาที่รอนั้นอย่างคุ้มค่า ก็สามารถลดความกระวนกระวายจากการรอไปได้พอสมควรทีเดียว ข้อเสียอีกอย่างหนึ่งก็คือบางครั้งก็โชคร้าย ขึ้นรถเมล์ที่คนขับไม่รู้ไปกินรังแตนมาจากไหน หรืออาจจะเป็นเพราะสภาพรถที่เก่ากระมังที่ทำให้การนั่งรถเมล์เหมือนนั่งรถไฟ เหาะ รถเมล์ปรับอากาศนี่ขับเรียบร้อยที่สุด รองลงมาคือรถเมล์ร้อนของขสมก. ส่วนมินิบัสนี่ผมตั้งใจไว้ว่าจะไม่ขึ้นนอกจากจำเป็นจริงๆ
โดยส่วนตัวก็ต้องปรับตัวบ้างเหมือนกัน ผมวางแผนการเดินทางมากขึ้น ศึกษาเส้นทาง เตรียมร่มไว้เผื่อฝนตก เตรียมเพลง podcast หรือหนังสือไว้อ่านระหว่างทาง ก็เรียกได้ว่าพอทำไปซักระยะหนึ่งก็เริ่มเคยชินแล้วก็พบว่า การใช้บริการรถเมล์ อาจจะไม่ได้แย่อย่างที่เคยคิดมาก็ได้ ลองดูนะครับ ว่างๆ ไม่รีบมากจะลองมานั่งรถเมล์ด้วยกันก็คงดี
ใน ระหว่างการเตรียมจัดงานประชุมประจำปีภายในของ IT manager ทั่วเอเชีย ผมเตรียมรายชื่อผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งเป็น IT manager ระดับ section manager ขึ้นไปที่มี base location อยู่ใน Asia แล้วก็พบปัญหาหลายประการ ตัวอย่างเช่น
และ ที่สำัคัญ ไม่มีแหล่งไหนเลยที่มีทั้งครบถ้วนและถูกต้อง ผมมีรายชื่อมาจาก 3 แหล่งใหญ่ๆ ส่วนแรกคือ SAP-HR ซึ่งมีฐานข้อมูลไว้สำหรับจ่ายเงินเดือนพนักงาน แหล่งที่สองคือ LDAP ซึ่งมี web ให้สามารถดึงข้อมูลมาได้ เป็นข้อมูล account สำหรับเข้าสู่ระบบต่างๆ และสุดท้ายคือ รายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมเมื่อปีที่แล้ว
นอก จากราื่ยชื่อ เรายังต้องการข้อมูลประกอบด้วย อาทิเช่น ชื่อใน passport อีเมล์ เพศ ประเทศที่เป็น base location เชื้อชาติหรือประเทศต้นทาง รวมถึงหน่วยงานที่สังกัด ระดับหรือ band ผมพบว่าจากแต่ละแหล่งข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้น ไม่มีแหล่งใดเลยที่มีข้อมูลทุกอย่างครบถ้วน SAP HR มีชื่อใน Passport แต่ไม่เก็บอีเมล์ มี base location (โดยดูจากประเทศที่จ่ายเงินเดือน) แต่ไม่มีเชื้อชาติ ส่วน LDAP มีอีเมล์เป็นหลัก กับหน่วยงานที่สังกัด น่าตลกที่ข้อมูลว่าใครเพศอะไร ต้องหาจากรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมปีที่แล้ว
ในแต่ ละแหล่งข้อมูล ผมพบว่ามีข้อมูลจำนวนหนึ่งซึ่งไม่อัพเดตเสมอ มีการย้ายแผนก (จาก IT ไปเป็น Sales หรือจากแผนกวิจัยตลาดมาทำงาน IT ก็มี) มีการย้ายหน่วยงานเช่น Expat มาจากยุโรปหรืออเมริกา แต่มาประจำในเอเชีย หรือไม่ก็ย้ายกลับ บางส่วนก็ลาออกไปบ้าง และที่เพิ่งถูกโปรโมทขึ้นมาเป็น IT manger ใหม่่ก็มีหลายคน บางทีตัวย้ายกลับไปยุโรปแล้ว แต่เงินเดือนยังรับเป็นของสิงคโปร์อยู่เลย หรือบางคนลาออกไปแล้ว แต่ยังอยู่ใน Payroll เพราะใช้วันหยุดพักร้อน กว่าจะ effective จริงๆ ก็อีก 2 เดือนข้างหน้า
ที่ น่าปวดหัวที่สุดคือ ข้อมูลจำเพาะที่มักจะรู้กันโดยไม่ได้บันทึกไว้ในฐานข้อมูล ในการรวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมงานครั้งนี้ ผมต้องแยกข้อมูลชื่อจริง อีเมล์ และชื่อที่เป็นที่รู้จักกันทั่วไป (aka - as known as) ออกเป็น 3 ส่วน เพราะมันไม่ตรงกัน และสร้างความปวดหัวให้มาก คนที่เรารู้จักอาจจะมีอีเมล์หรือชื่อจริงแตกต่างไปจนจำไม่ได้ อาทิ
จากปัญหาหลายอย่างที่กล่าวมา วิธีการที่ practical ที่สุดก็คือดึงรายชื่อจากแต่ละแหล่ง แล้วก็มารวมกันเอาโดยอาศัย personal knowledge โชคดีหน่อยที่รายชื่อคนมีไม่มากนัก แค่ไม่เกิน 100 คน แต่จำเป็นต้องใช้ network ของแต่ละองค์กร คือ IM ไปถามจากคนที่เรารู้จัก “รู้มั้ยคนนี้คือใคร?” หรือ “คนนี้ได้ข่าวว่าลาออกไปแล้ว จริงหรือเปล่า” แล้วก็มา cross reference ในแต่ละระบบด้วยตัวเองอีกที แถมงานแบบนี้จะให้น้องๆ admin ทำก็จะใช้เวลาเยอะไปหน่อย เพราะไม่ได้คลุกคลีทำงานด้วยกันกับ IT manager อื่นๆ แถมยังมีความเสี่ยงเรื่องการรักษาความลับด้วย โดยเฉพาะข้อมูลการโยกย้ายหรือปรับตำแหน่งของแต่ละคน
ปรากฎว่าผมใช้เวลาไปประมาณ 3-4 ชม. ในการรวบรวมและจัดการรายชื่อของคนแค่ 100 คน ซึ่งน่าจะใช้เวลาจริงๆ แค่ 3-4 นาที ถ้าเรามีระบบ master data management ที่มีประสิทธิภาพมากกว่านี้
ตัวอย่างนี้อาจจะพอทำให้เห็นภาพได้บ้างว่าปัญหาคุณภาพของข้อมูลอ้างอิง ส่งผลอย่างไรต่อประสิทธิภาพการทำงานในบริษัท ลองนึกภาพดูบ้างว่า แทนที่จะเป็นรายชื่อพนักงาน ถ้าเป็นรายชื่อลูกค้าที่เราต้องติดต่อด้วยเป็นประจำ และมีปริมาณมากกว่านี้ การตัดสินใจลงทุนทางด้าน MDM (ไม่เฉพาะแค่ระบบ แต่รวมไปถึงขั้นตอนกระบวนการในการควบคุมคุณภาพข้อมูลด้วย) น่าจะเป็นทางเลือกหนึ่งที่เพิ่มศักยภาพทางการแข่งขันได้มาก