ได้รับคำถามจากผู้อ่านท่านหนึ่ง เกี่ยวกับเกณฑ์หรือ software ในการเลือก supplier รวมไปถึงเทคนิคในการตัดสินใจ ตอบไปตอบมาชักจะยาว ก็เลยถือโอกาสเอาคำตอบนั้น มาโพสด้วยเลย (แอบขี้โกงเล็กน้อย)

ผมยังไม่เคยเห็น software ที่ใช้ “เลือก supplier” โดยเฉพาะนะครับ มีแต่ที่ใช้ในการช่วยจัดการบริหารความสัมพันธ์กับ supplier (supplier relationship management) ซึ่งมีลักษณะคล้ายๆ เป็น ERP ในระบบ ERP เองโดยทั่วไปก็มีส่วนนี้อยู่แล้ว โดยมักจะอยู่ในส่วนโปรแกรมจัดซื้อ

การตัดสินใจเลือก supplier หลักใหญ่ขึ้นอยู่กับนโยบายของฝ่ายจัดซื้อ มาประกอบกับข้อมูลของ supplier แต่ละราย  โดยทั่วไปเกณฑ์ในการพิจารณาก็ประกอบด้วย
  1. ราคาของสินค้าหรือบริการ
  2. คุณภาพ อันนี้ก็ตามเกณฑ์ที่ทางจัดซื้อจะกำหนด
  3. กำหนดชำระเงิน มีให้เครดิตไว้ก่อนได้หรือไม่
  4. ส่วนลดประเภทต่างๆ เช่นถ้าสั่งปริมาณมากมีส่วนลด
  5. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้า ต้องสั่งล่วงหน้านานเพียงใด
  6. ปริมาณการสั่งซื้อ ต้องสั่งขั้นต่ำเท่าไหร่ หรือสั่งได้สูงสุดเท่าไหร่  supplier บางราย สั่งสินค้าเป็นจำนวนมากๆ ไม่ได้
  7. รูปแบบ ลักษณะ และค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้า
  8. ความสม่ำเสมอ และความน่าเชื่อถือของบริษัท (ประวัติการทำธุรกิจร่วมกันมาในอดีต)
  9. และอื่นๆ
เกณฑ์เหล่านี้ โดยทั่วไปจะถูกกำหนดโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัท และอาจจะมีการเลือกให้มี supplier มากกว่าหนึ่งรายสำหรับสินค้าแต่ละอย่าง เพื่อเป็นการกระจายความเสี่ยงของกิจการที่ไม่ต้องการถูกผูกติดอยู่กับ supplier รายใดรายหนึ่งเป็นต้น
ในแง่ของเทคนิคในการตัดสินใจ ที่ผมเคยเห็นทางจัดซื้อเขาใช้นะครับ เขาจะกำหนดเกณฑ์ขึ้นมาเป็นข้อๆ เหมือนอย่างข้างบน แต่ละข้อก็มีคะแนนให้ อาจจะตั้งแต่ 1-5 โดยที่ 1 หมายถึงแย่ที่สุด 5 หมายถึงดีที่สุด แล้วก็มาพิจารณา supplier แต่ละราย ในเกณฑ์แต่ละข้อ ให้คะแนนตามที่เห็นสมควร เสร็จแล้วก็มารวมคะแนน (อาจจะเอาคะแนนแต่ละข้อมาบวกกัน หรือเอามาเฉลี่ยกันก็ได้)  supplier รายใดได้คะแนนมากกว่า ก็สั่งซื้อจากรายนั้น
คราวนี้นโยบายของฝ่ายจัดซื้อจะมีบทบาทตรงนี้ เพราะฝ่ายจัดซื้อสามารถกำหนดการถ่วงน้ำหนักใ้ห้เกณฑ์แต่ละเกณฑ์แตกต่างกันได้ ถ้าฝ่ายจัดซื้อเน้นไปที่เรื่องราคา ก็จะให้น้ำหนักกับเกณฑ์ราคา (หรือส่วนลด) มากเป็นพิเศษ แต่ถ้าเน้นคุณภาพ เกณฑ์คุณภาพก็จะได้คะแนนมากกว่า หรือถ้าเน้นเรื่องการให้บริการ (เช่น สั่งวันนี้ส่งของพรุ่งนี้ได้) ก็สามารถให้คะแนนด้านนี้มากเ็ป็นพิเศษได้เช่นกัน
เกณฑ์เหล่านี้ สามารถกำหนดให้แตกต่างกันได้ สำหรับสินค้าแต่ละประเภท เช่ืนถ้าเป็นสินค้าจิปาถะ (เครื่องเขียนเครื่องใช้สำนักงาน) อาจจะเน้นไปที่ราคาถูก แต่ถ้าเป็นวัตถุดิบสำหรับการผลิต อาจจะให้ต้องให้น้ำหนักด้านคุณภาพมากกว่า และยังสามารถกำหนดให้เกณฑ์แตกต่างกันได้ด้วยสำหรับ supplier รายเก่ากับรายใหม่ได้อีกด้วย
หวังว่าจะเป็นประโยชน์บ้างนะครับ