ในระหว่างการประชุมทำ project review เมื่อกลางสัปดาห์ที่ผ่านมา ทางโปรเจ็คสปอนเซอร์ ซึ่งเป็น sales director ก็รีวิวความคืบหน้าของโครงการ ทางทีมทำ solution เสนอรายงาน 5 แบบกับ OLAP cube อีกหนึ่ง พอท่านผู้ใหญ่เห็นรายงาน ก็เริ่มเอ่ยปากขอ เพิ่มคอลัมน์ตรงนี้ได้ไหม ตัวเลขยอดขายนี่ นอกจากเป็น absolute volume แล้วขอเป็น index vs year ago ด้วยเป็นต้น ซึ่งแน่นอน ว่าโดยทางเทคโนโลยีแล้ว เป็นเรื่องง่ายมาก

ก่อนที่ทาง technical team leader จะมีโอกาสอ้าปากตอบ ผมต้องรีบชี้แจงว่า รายงาน 5 แบบนี้ ได้มาจากการทำ focus group discussion กับกลุ่มผู้ใช้ ผ่านการทะเลาะถกเถียงกันมานาน เพื่อให้ได้รายงานเพียงแค่ 5 แบบ (แทนที่จะเป็น 30 แบบ เพราะแต่ละคนต่างก็มี “ความชอบ” แตกต่างกัน)   ความจริงแล้ว เทคโนโลยีไม่ใช่ประเด็นหลัก แต่เราอยากได้รายงาน 5 ฉบับที่ 95% ของผู้ใช้เรียกใช้งานทุกวัน ทุกสัปดาห์ มากกว่าจะมีรายงานมากมายถึง 30 แบบ แต่ว่าแต่ละแบบมีคนใช้อยู่ไม่กี่คน กระจัดกระจายกันไป

ผมชี้แจงปัญหาที่ผมเรียกเอาเองว่า report proliferation คือการที่รายงานต่างๆ มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ อย่างรวดเร็ว เพียงเพราะว่าเครื่องมือด้าน business intelligence หรือความสามารถของคนไอที ที่ “ทำอะไรก็ได้ แบบไหนก็ได้ ใครขออะไร ได้หมด” และโดยส่วนมากความต้องการที่แตกต่างกันในแต่ละรายการก็เป็นเพียงแค่ want หรือ preference มากกว่าจะเป็นความต้องการทางธุรกิจจริงๆ

ลองนึกภาพพนักงานเข้าใหม่ มาทำงานวันแรก เริ่มใช้รายงานเป็นครั้งแรก เปิดหน้า portal เข้ามาเจอรายงาน 30 ฉบับก็ตาเหลือกแล้ว ไหนจะต้องคอยมาจำอีกว่า ถ้าจะคุยกับคนนี้ต้องใช้รายงาน A จะคุยกับคนนั้นใช้รายงาน B ทั้งๆ ที่เนื้อหาในรายงานโดยเนื้อแท้แล้ว ก็มาจาก cube หรือมาจาก datamart อันเดียวกันนั่นเอง

เราสรุปกันได้ว่า คำขอของ sales director ท่านนั้นก็จะผ่านไปสู่กระบวนการของ change management board เหมือนคำขออื่นๆ แถมดูเหมือนท่านจะสนับสนุนแนวคิด less is more แบบนี้เสียด้วย