เมื่อวานนี้คุยเรื่องความแตกต่างระหว่าง business requirement กับ system requirement มาเช้านี้ไปเจอบทความนี้เข้า The Need to Simplify Data and Reporting ซึ่งก็สอดคล้องกับที่คิดไว้เหมือนกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ประเด็นที่ว่า 80% ก็ดีพอแล้ว ซึ่งอันนี้เห็นด้วยอย่างยิ่งเลย

ในการดำเนินธุรกิจหรือในชีวิตประจำวันทั่วๆ ไป เราไม่ได้ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ 100% ในการตัดสินใจเสมอไป บางทีข้อมูลคร่าวๆ แต่รวดเร็วทันเวลา ยังมีประโยชน์มากกว่าข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำแต่ล่าช้าไม่ทันการณ์

ตัวอย่างใกล้ๆ ตัวก็อย่างเช่นมาตรวัดความร้อนเครื่องยนต์บนหน้าปัดรถนั่นเอง นั่นเป็นข้อมูลแค่ “คร่าวๆ” เท่านั้น แต่ก็เพียงพอแล้วสำหรับการใช้งานโดยทั่วไป แค่ชำเลืองมองดูก็รู้และตัดสินใจได้แล้วว่า เครื่องยนต์ผิดปกติหรือเปล่า

ผมเคยนั่งรถที่ไปติดเครื่องวัดอุณหภูมิเครื่องยนต์เพิ่มเติมเป็นพิเศษมา แสดงผลเป็นตัวเลขออกมาเป็นองศาเลย ผลปรากฎว่า เจ้าของรถก็มัวแต่จะมองเจ้าตัวเลขอุณหภูมิอยู่นั่นแหละ จนบางทีก็ลืมมองถนนไปเหมือนกัน แถมต้องคอยเปิดฝากระโปรงรถระบายความร้อนแทบทุกครั้งที่จอดรถ เพราะอุณหภูมิเครื่องยนต์มันสูงกว่าปกติที่เคยขับ 5 องศา พอผมมานั่งย้อนคิดไป มันก็ไม่น่าแปลก ที่เครื่องยนต์จะร้อนกว่าปกติ เพราะวันนั้นนั่งกันเต็มรถแถมขับรถขึ้นเขาตลอด ถ้าเทียบกับสภาพการขับคนเดียวในเมือง ความร้อนจะสูงกว่ากันนิดหน่อย ก็คงจะไม่เห็นความแตกต่างถ้าแสดงกันเป็นเกจ์ความร้อนธรรมดา

ในรายงานข้อมูลทางธุรกิจก็เช่นเดียวกัน บ่อยครั้งที่เราจะพบว่า ความทันสมัยกับความสมบูรณ์ของข้อมูล มักจะขัดแย้งกันอยู่บ่อยๆ (Timeliness vs Completeness) แต่ถ้าเรารู้แน่ชัดว่าผู้ใช้นำรายงานหรือข้อมูลนั้นไปใช้อย่างไร ใช้ตัดสินใจอะไร บางทีก็ไม่จำเป็นต้อง perfect เสมอไป

อย่างไรก็ดี ผมไม่ได้บอกว่ารายงานที่เราสร้างขึ้น เอาข้อมูลถูกต้องแค่ 80% ก็ใช้ได้แล้ว เพราะในความจริง มีอยู่หลายกรณีเหมือนกันที่เราจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ ตัวอย่างเช่น

  • ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีที่มีความจำเป็นต้องถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด
  • ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน
  • ข้อมูลที่จะถือว่าเป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการ

ข้อมูลเหล่านั้นจะต้องผ่านการตรวจทาน ยืนยัน และรับรอง ซึ่งกระบวนการเหล่านี้จะทำให้เกิดต้นทุนสูงขึ้นสำหรับการรายงานและใช้เวลานานขึ้นในการประมวลข้อมูล ดังนั้นเลือกใช้ให้เหมาะสมนะครับ