คำสัญญาหรือประโยชน์หลักของ business intelligence ที่มีให้ต่อองค์กรธุรกิจ คือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ ซึ่งประเด็นหลักอยู่ที่ การนำข้อมูลมาช่วยในการตัดสินใจ เราอาจจะเคยได้ยินวลีที่ว่า “Better informed decision” หรือ “Data-based decision making” แต่ถ้าภายในองค์กรของคุณ ขาดความสามารถในการบันทึกข้อมูลที่ละเอียด ครอบคลุมเพียงพอแล้วละก็ ลืม business intellligence ไปได้เลย เพราะไม่มีทางที่เป็นไปได้หากไม่ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานพื้นฐานเสียก่อน

ลองพิจารณาเรื่องในชีวิตประจำวันดูบ้างนะครับ เอาเป็นว่า ถ้าคุณอยากตัดสินใจอะไรง่ายๆ บางอย่าง เช่น สมัครเป็นสมาชิกร้านอาหาร หรือร้านหนังสือดีมั้ย เพราะมีค่าสมัครกับระยะเวลาด้วย ตรรกะในการคิดง่ายๆ ก็คือ ถ้าส่วนลดที่จะได้รับ มากเกินกว่าค่าสมัคร ก็ถือว่าคุ้มค่า ข้อมูลที่เราต้องการใช้คือ เราใช้บริการร้านค้านั้นๆ บ่อยแค่ไหน และแต่ละครั้งที่ซื้อสินค้าหรือบริการนั้น เป็นมูลค่าเท่าไหร่ สมมติว่าพฤติกรรมการใช้บริการของเราไม่เปลี่ยนแปลงไปนะครับ การได้เห็นบันทึกการซื้อสินค้าในช่วงที่ผ่านมา จะช่วยการตัดสินใจสมัคร หรือไม่สมัครสมาชิกได้ง่าย และถูกต้องมากขึ้น

แล้วถ้าไม่ได้จดไว้ละ ทำยังไง? ก็แน่นอนครับ การตัดสินใจก็จะเป็นไปตามแรงกระตุ้นต่างๆ เช่น โปรโมชั่น หรือแคมเปญทางการตลาด หรือไม่ก็สัญชาติญาณหรืออารมณ์ในขณะนั้นล้วนๆ ซึ่งไม่น่าเชื่อ คนบางคนมี “กึ๋น” ในการตัดสินใจด้วยข้อมูลที่มีไม่เพียงพอ แต่นั่นเป็นเพียงคนส่วนน้อยเท่านั้นนะครับ ในขณะที่คนส่วนใหญ่ ความจำ ความรู้สึก ที่เป็นพื้นฐานข้อมูลในการตัดสินใจ มักจะมีลักษณะ relative หรือเป็น perception ที่บ่อยครั้งก็หลอกตา หลอกความรู้สึกได้อย่างเหลือเชื่อ พลอยให้การตัดสินใจไขว้เขวไปด้วย

ทั้งหมดนี้อาจจะไม่ใช่เรื่องใหญ่ ถ้าสิ่งที่คุณพยายามทำคือการตัดสินใจง่ายๆ ในชีวิตประจำวัน แต่ถ้าคุณลงทุนทำธุรกิจ กำลังจะออกโปรโมชั่นที่ลงทุนเป็นจำนวนมาก หรือกำลังตัดสินใจจะเปลี่ยน supplier รายใหญ่ แน่นอนที่คุณต้องการข้อมูลบางอย่างมาสนับสนุนการตัดสินใจของคุณ คุณอาจจะมองว่า BI ดูเหมือนจะเป็นทางออก  แต่อย่าลืมนะครับ ถ้าคุณไม่จดบันทึก BI ช่วยอะไรคุณไม่ได้เลย (นอกจากคุณเต็มใจจะเปลี่ยนกระบวนการทำงานมาจดบันทึกมากขึ้น)

ถ้าคุณมีพนักงานขายสินค้าต่างจังหวัด ที่ส่งรายงานการขายเข้ามาที่บริษัทเดือนละหนึ่งครั้ง อย่าเชื่อโฆษณาที่ว่า BI สามารถทำให้คุณทราบข้อมูลการขายเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ได้เพียงแค่ซื้อซอฟต์แวร์บางอย่างเข้ามาใช้ นอกเสียจากว่า คุณจะยอมลงทุนปรับเปลี่ยนการทำงานของพนักงานขาย ให้ส่งยอดขายเข้ามาถี่มากขึ้น ซึ่งการลงทุนที่ว่านี้ อาจจะเป็น hidden cost ในการนำ BI เข้ามาใช้ในองค์กรได้