สถานการณ์ความรุนแรงดูไม่น่าไว้วางใจเท่าไหร่ องค์กรหลายแห่งก็เริ่มนำ Communication Tree หรือที่เรียกกันย่อๆ ว่า comm.tree ออกมาใช้กันแล้ว comm tree เป็นการสื่อสารภายในองค์กร ในภาวะฉุกเฉินหรือนอกเวลาทำการ วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อตรวจสอบความปลอดภัยของพนักงาน และสื่อสารข่าวสารสำคัญภายในองค์กร ในกรณีฉุกเฉินที่การสื่อสารทั่วไปอาจติดขัด หรือล่าช้าไม่กันการ

ภาพจาก ICT4D { ict . or . th } ข่าวไอซีทีเพื่องานพัฒนาสังคม

ลักษณะของ communication tree เป็นเหมือนต้นไม้กลับหัว คือมีรากอยู่ข้างบน แล้วมีกิ่งก้านสาขาอยู่ด้านล่าง เอาเป็นว่าหน้าตาเหมือนผังองค์กรทั่วไปน่าจะเข้าใจได้ง่ายกว่า แต่อย่างไรก็ตาม comm tree ไม่จำเป็นต้องมีลัีกษณะตรงกับผังองค์กรเสมอไป ถึงแม้ว่าจุดเริ่มต้นจะเป็นที่ผู้นำองค์กร แต่รูปแบบการกระจายข่าวสารจะเน้นความรวดเร็วเป็นหลัก โดยไม่คำนึงถึงสายการบังคับบัญชา

แต่ละคนในองค์กร จะถูกติดต่อในกรณีฉุกเฉินและเมื่อได้รับการติดต่อ แต่ละคนต้อง

  • ติดต่อคนถัดไปที่อยู่ใต้คุณใน comm tree โดยส่งต่อข่าวสาร ที่ชัดเจน ถูกต้อง ตามที่ได้รับมา
  • ถ้าไม่สามารถติดต่อคนที่อยู่ถัดจากคุณไปได้ ให้ข้ามและติดต่อคนที่อยู่ถัดไปในสาย
  • เมื่อติดต่อคนถัดไปจนถึงสุดสายการติดต่อแล้ว ให้รายงานกลับไปยังคนที่อยู่เหนือคุณ ถึงสถานะของแต่ละคนในสายการติดต่อนั้นๆ

หากออกแบบ communication tree ได้ดี จะช่วยให้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยของเจ้าหน้าที่ในองค์กร ทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถใช้สื่อสารข้อความฉุกเฉินได้อาทิเช่น บริษัทปิดทำการ เป็นต้น ในอดีตที่ผ่านมา มีหลายเหตุการณ์ที่สังเกตได้ว่า communication tree มีบทบาทอย่างมากในภาวะไม่ปกติ ไม่ว่าจะเป็นช่วงการเกิดสึนามิ (เกิดเหตุเช้าวันอาทิตย์) เหตุการณ์วางระเบิดในช่วงวันหยุดปีใหม่ รวมไปถึงการปฎิวัติเมื่อ 2 ปีที่แล้ว

ข้อควรพิจารณาในการจัดทำ communication tree

  • หมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อได้ ควรจะมีทั้งโทรศัพท์มือถือและโทรศัพท์บ้าน
  • communication tree จะต้องจัดทำไว้ก่อนล่วงหน้า รวมถึงการสื่อสารให้คนในองค์กรเข้าใจวิธีปฎิบัติด้วย ทุกคนในองค์กรต้องรู้ว่า ใครจะติดต่อเขาและเขาต้องติดต่อใครต่อ
  • ต้องมีการอัพเดตข้อมูลใน comm tree ให้ทันสมัยอยู่เสมอ พนักงานเข้าใหม่ ลาออก เปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ เป็นต้น
  • ถ้าเป็นไปได้ ควรจัดเตรียม hot line สายหนึ่ง (มักจะเป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือ corperate security officer) ไว้สำรองเสมอ
  • communication tree ถือเป็นเอกสารที่เป็นความลับ การกระจายข้อมูลให้พนักงานแต่ละคน ควรทำด้วยความรอบคอบ พนักงานแต่ละคน จำเป็นต้องทราบเฉพาะสายการสื่อสารที่เขาเกี่่ยวข้องด้วยเท่านั้น และไม่จำเป็นต้องทราบสายการสื่อสารของคนอื่น (รวมถึงข้อมูลส่วนตัวของผู้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องเช่นหมายเลขโทรศัพท์บ้าน)