20090914แต่ละปีพอถึงเวลาต้องวางแผน ว่าจะทำโปรเจ็คไอทีอะไรบ้าง เรื่องที่ชวนปวดหัวอยู่เป็นประจำก็คือ จะเลือกโปรเจ็คอย่างไรดี คนที่ดูแลแผนงาน IT คงเคยพบว่า ฝ่ายขายก็ขอให้ทำไอ้นั่น มาร์เก็ตติ้งต้องการไอ้นี่  CEO อยากให้มีระบบนี้ แถมยังเจอประเภทประกาศกรมสรรพากร ประกาศกระทรวงแรงงาน หรือไอซีที บังคับว่าระบบคอมพิวเตอร์ในบริษัทต้องมีลักษณะตามนี้ๆๆๆ ไม่ทำตามเจอปรับ บางทีก็เจอไฟล์ทบังคับ ไม่ได้อยากทำเล้ย แต่ก็ต้องหาเงินมา upgrade ระบบเพราะพ่อเจ้าประคุณ Microsoft, Oracle, SAP และอื่นๆ เกิดไม่ซัพพอร์ทเวอร์ชั่นเก่าๆ ขึ้นมาเสียเฉยๆ ถ้าไม่ upgrade เดี๋ยวมีปัญหาขึ้นมา หาคนมา patch ให้ไม่ได้เสียอีก

ที่มันเป็นปัญหาก็เพราะว่า โปรเจ็คมันมีเยอะเกินกว่าที่กำลังคน และกำลังทรัพย์ที่เราจะทำได้ในแต่ละปี ทำทั้งหมดไม่ได้แน่ๆ อยู่แล้ว แต่จะเลือกอย่างไรว่าทำโปรเจ็คไหน อันไหนไม่ทำ ผมขอเสนอวิธีอย่างหนึ่ง ที่ใช้อยู่ ไม่แน่ใจว่าชาวบ้านชาวช่องในบริษัทอื่นๆ เขาใช้วิธีเดียวกันหรือเปล่า แต่ในองค์กรผมใช้มาหลายปี เห็นเข้าท่าดีก็เลยมาเล่าสู่กันฟัง

หลักการนี้ผมเรียกกันสั้นๆ ว่า FFA ย่อมาจาก Fit, Feasibility, and Attractiveness ก็เป็นวิธีง่ายๆ ในการให้คะแนนข้อเสนอโครงการแต่ละข้อ ตามหลักเกณฑ์ FFA โปรเจ็คไหน ได้คะแนนสูง ก็ทำโปรเจ็คพวกนั้นก่อน เงินกับคนหมดเมือไหร่ ก็ขีดเส้นหยุดพอได้ เกณฑ์การให้คะแนนแต่ละข้อก็ให้เท่าๆ กัน เอาเป็นว่าสเกล 1-5 ก็แล้วกัน คือ คะแนนสูงสุดคือ 5 คะแนนในแต่ละหัวข้อของ FFA ดังนั้นคะแนนเต็มคือ 15 คะแนน

ลองมาดูกันบ้างว่า FFA แต่ละตัวหมายถึงอะไรบ้าง

Fit : ความเข้ากันได้กับแผนงานของธุรกิจ
ประเด็นแรกเลย ระบบหรือโครงงานไอทีที่ตั้งใจจะทำนั้น มีความสอดคล้อง หรือให้การสนับสนุนส่งเสริมแผนงานของหน่วยงานแค่ไหนอย่างไร อันนี้ต้องอาศัยความเข้าใจในกลยุทธ์ของกิจการพอสมควร เพราะแผนงานธุรกิจ วัดถึงสุดท้ายแล้วก็ไม่พ้น ยอดขาย กำไร ส่วนแบ่งตลาด แต่ถ้าเจาะเข้าไปอีกขั้น จะเห็นความแตกต่าง การเพิ่มกำไร อาจจะทำได้โดยการเพิ่มยอดขาย หรือลดต้นทุนก็ได้ ระบบงานไอทีที่สอดคล้องและส่งเสริมกับแผนงานของบริษัท ควรจะได้คะแนนมากกว่าโปรเจ็คที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกัน

Feasibility : ความเป็นไปได้ทั้งทางด้านเทคนิคและทางเศรษฐศาสตร์
คะแนนสำหรับ feasibility นี่จะให้สำหรับโครงการที่เชื่อว่า “เป็นไปได้” หรือมีข้อพิสูจน์แล้วว่า ทำได้ หรือเป็นไปได้ ยิ่งถ้าเคยทำมาก่อนแล้วนี่คะแนน feasibility นี่ให้ 5 ไปเลย แต่ถ้าเป็นอะไรที่ เจ๋งสุดๆ ทำเป็นเจ้าแรกในโลกเลย อันนี้เอาคะแนนต่ำๆ ไปเพราะความเสี่ยงสูง ความเป็นไปได้นี่ไม่ได้เฉพาะแค่เรื่องทางเทคนิคนะครับ แต่รวมถึงเรื่องความเป็นไปได้ทางการเงินด้วย

Attractiveness : ความน่าสนใจ (จากฝั่งธุรกิจ)
หรือบางทีอาจจะเรียกว่า cool factor ก็ได้ บางโปรเจ็คอาจจะมีความน่าสนใจสูง ถ้ามันสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของธุรกิจ หรือสามารถให้ผลตอบแทนได้สูง ไม่ว่าจะเป็นในรูปของ ROI หรือในรูปของ productivity gain ของพนักงาน แต่ข้อนี้คนที่ให้คะแนนควรจะเป็นคนขอโครงการ เพราะแต่ละคนเห็นความน่าสนใจของแต่ละโครงการไม่เท่ากัน

ถ้าทำบ่อยๆ หรือมีโปรเจ็คมาพิจารณาเป็นจำนวนมากๆ สามารถเขียนคำอธิบายในแต่ละหัวข้อ สำหรับแต่ละคะแนนเอาไว้ได้เลย เช่น โครงการที่จะได้ 5 คะแนนจาก Fit จะต้องมีลักษณะดังนี้ 1,2,3, … ก็ว่ากันไป และในแต่ละข้อ ก็ยังสามารถซอยย่อยลงไปได้อีก แล้วใช้วิธีเฉลี่ยคะแนนรวมกันขึ้นมา หรือจะใช้วิธีถ่วงน้ำหนัก ให้ความสำคัญกับปัจจัยข้อใดข้อหนึ่งเป็นพิเศษก็ได้ แต่มีข้อแม้ว่า ต้องใช้เกณฑ์เดียวกันหมด สำหรับทุกโครงการ ไม่งั้นจะกลายเป็นลำเอียงไป