ได้รับคำถามจากผู้อ่านท่านหนึ่ง เกี่ยวกับเกณฑ์หรือ software ในการเลือก supplier รวมไปถึงเทคนิคในการตัดสินใจ ตอบไปตอบมาชักจะยาว ก็เลยถือโอกาสเอาคำตอบนั้น มาโพสด้วยเลย (แอบขี้โกงเล็กน้อย)
ผมยังไม่เคยเห็น software ที่ใช้ “เลือก supplier” โดยเฉพาะนะครับ มีแต่ที่ใช้ในการช่วยจัดการบริหารความสัมพันธ์กับ supplier (supplier relationship management) ซึ่งมีลักษณะคล้ายๆ เป็น ERP ในระบบ ERP เองโดยทั่วไปก็มีส่วนนี้อยู่แล้ว โดยมักจะอยู่ในส่วนโปรแกรมจัดซื้อ
การตัดสินใจเลือก supplier หลักใหญ่ขึ้นอยู่กับนโยบายของฝ่ายจัดซื้อ มาประกอบกับข้อมูลของ supplier แต่ละราย โดยทั่วไปเกณฑ์ในการพิจารณาก็ประกอบด้วย
- ราคาของสินค้าหรือบริการ
- คุณภาพ อันนี้ก็ตามเกณฑ์ที่ทางจัดซื้อจะกำหนด
- กำหนดชำระเงิน มีให้เครดิตไว้ก่อนได้หรือไม่
- ส่วนลดประเภทต่างๆ เช่นถ้าสั่งปริมาณมากมีส่วนลด
- ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้า ต้องสั่งล่วงหน้านานเพียงใด
- ปริมาณการสั่งซื้อ ต้องสั่งขั้นต่ำเท่าไหร่ หรือสั่งได้สูงสุดเท่าไหร่ supplier บางราย สั่งสินค้าเป็นจำนวนมากๆ ไม่ได้
- รูปแบบ ลักษณะ และค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้า
- ความสม่ำเสมอ และความน่าเชื่อถือของบริษัท (ประวัติการทำธุรกิจร่วมกันมาในอดีต)
- และอื่นๆ
เกณฑ์เหล่านี้ โดยทั่วไปจะถูกกำหนดโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัท และอาจจะมีการเลือกให้มี supplier มากกว่าหนึ่งรายสำหรับสินค้าแต่ละอย่าง เพื่อเป็นการกระจายความเสี่ยงของกิจการที่ไม่ต้องการถูกผูกติดอยู่กับ supplier รายใดรายหนึ่งเป็นต้น
ในแง่ของเทคนิคในการตัดสินใจ ที่ผมเคยเห็นทางจัดซื้อเขาใช้นะครับ เขาจะกำหนดเกณฑ์ขึ้นมาเป็นข้อๆ เหมือนอย่างข้างบน แต่ละข้อก็มีคะแนนให้ อาจจะตั้งแต่ 1-5 โดยที่ 1 หมายถึงแย่ที่สุด 5 หมายถึงดีที่สุด แล้วก็มาพิจารณา supplier แต่ละราย ในเกณฑ์แต่ละข้อ ให้คะแนนตามที่เห็นสมควร เสร็จแล้วก็มารวมคะแนน (อาจจะเอาคะแนนแต่ละข้อมาบวกกัน หรือเอามาเฉลี่ยกันก็ได้) supplier รายใดได้คะแนนมากกว่า ก็สั่งซื้อจากรายนั้น
คราวนี้นโยบายของฝ่ายจัดซื้อจะมีบทบาทตรงนี้ เพราะฝ่ายจัดซื้อสามารถกำหนดการถ่วงน้ำหนักใ้ห้เกณฑ์แต่ละเกณฑ์แตกต่างกันได้ ถ้าฝ่ายจัดซื้อเน้นไปที่เรื่องราคา ก็จะให้น้ำหนักกับเกณฑ์ราคา (หรือส่วนลด) มากเป็นพิเศษ แต่ถ้าเน้นคุณภาพ เกณฑ์คุณภาพก็จะได้คะแนนมากกว่า หรือถ้าเน้นเรื่องการให้บริการ (เช่น สั่งวันนี้ส่งของพรุ่งนี้ได้) ก็สามารถให้คะแนนด้านนี้มากเ็ป็นพิเศษได้เช่นกัน
เกณฑ์เหล่านี้ สามารถกำหนดให้แตกต่างกันได้ สำหรับสินค้าแต่ละประเภท เช่ืนถ้าเป็นสินค้าจิปาถะ (เครื่องเขียนเครื่องใช้สำนักงาน) อาจจะเน้นไปที่ราคาถูก แต่ถ้าเป็นวัตถุดิบสำหรับการผลิต อาจจะให้ต้องให้น้ำหนักด้านคุณภาพมากกว่า และยังสามารถกำหนดให้เกณฑ์แตกต่างกันได้ด้วยสำหรับ supplier รายเก่ากับรายใหม่ได้อีกด้วย
หวังว่าจะเป็นประโยชน์บ้างนะครับ
ฟัง podcast ช่างคุย ในตอนที่ 100 เรื่อง 4 wired articles แล้วให้สะดุดใจ ในเรื่องของรถไฟฟ้ากับแนวคิดการสร้างเครือข่ายพลังงานแบตเตอรี่ คุณ @hongsyok พูดไว้ประโยคหนึ่งที่ผมคิดว่าน่าสนใจมาก นั่นคือ ความพร้อมในการ ‘Commercialize’ หรือพัฒนาให้เกิดผลในเชิงพาณิชย์ได้ของนวัตกรรมใดๆ จะต้องมีองค์ประกอบสามด้านเสมอ นั่นคือความพร้อมทางด้านเทคโนโลยี ทางด้านผู้ับริโภค และทางด้านโครงสร้างพื้นฐาน แวบนั้นผมนึกไปถึงเจ้าเครื่อง Segway ซึ่งเป็นสิ่งประดิษฐืที่มีความพร้อมทางด้านเทคโนโลยี แต่อาจจะยังขาดความพร้อมทั้งทางด้านผู้ใช้ (ที่มีกำลังซื้อ) และที่แน่ๆ คือ infrastructure ไม่เอื้ออำนวย นอกเสียจากจะรื้อแล้วทำทางเดินเท้าใหม่ทั้งหมด ก็เข้าข่ายเดียวกันกับรถไฟฟ้า
กลับมาเข้าเรื่อง Business intelligence กันบ้าง ผมมองว่า ไม่ต่่างกันมากนัก การจะนำ BI เข้ามาใช้ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จ ต้องมีองค์ประกอบสามด้านเช่นกัน ที่แตกต่างกันก็คือ ผมมองโครงสร้างพื้นฐาน (network bandwidth, computing power) เป็นส่วนหนึ่งของความพร้อมทางด้านเทคนิค ส่วนที่เพิ่มเข้ามาคือความพร้อม Client ซึ่งในที่นี้หมายถึง ผู้บริหารที่ตัดสินใจจะนำ BI เข้ามาใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรนั่นเอง เพราะในงาน BI คนจ่ายตังค์กับคนใช้ มักจะเป็นคนละกลุ่มกัน
บ่อยครั้งที่การตัดสินใจพัฒนา และนำระบบ BI เข้ามาใช้ มีพื้นฐานมาจากความพร้อมทางเทคนิคเพียงอย่างเดียว แต่ละเลยความสำคัญในอีกสองส่วนไป ทำ้ให้เกิดปัญหาทำ report บ้าง ทำ cube บ้างมาเยอะแยะ แล้วก็ไม่มีคนใช้ หรือไม่ก็ใช้ไปๆ ก็เลิกใช้เสียยังงั้นแหละ
ลองมาดูกันบ้างว่า คำถามประเภทไหน ที่น่าจะถามเพื่อวัดถึงความพร้อมในแต่ละด้าน อันนี้เป็นแค่ตัวอย่างนะครับ
Technical Readiness - ความพร้อมทางด้านเทคนิค
- ระบบทำงานได้ถูกต้องและแม่นยำ มีอาการ แฮงค์ ตัวเลขแปลกๆ เพี้ยนๆ บ้างหรือไม่
- ความนำเชื่อถือ หรือ reliability ของระบบ Daily updates ตอนเช้าให้รายงานล่าสุดสม่ำเสมอหรือไม่ หรือว่ารายงานออกช้าเป็นประจำ job failed วันเว้นวัน
- การสนับสนุนทางเทคนิค พร้อมหรือไม่ ใครรับสายจากผู้ใช้ ถ้ามีปัญหา call center รู้หรือไม่ว่าจะตามหาใคร
User Readiness - ความพร้อมด้านผู้ใช้
- ใช้งานระบบใหม่เป็นหรือยัง ผ่านการอบรมมาหรือไม่ รู้หรือไม่ว่าเมื่อไหร่ควรเปิดใช้ cube A แทนที่จะเป็น cube B
- ถ้ามีปัญหา ทราบหรือไม่ว่าต้องติดต่อใคร ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเกี่ยวกับตัวระบบ หรือปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลที่แสดงให้เห็น
- ทราบหรือไม่ว่า “ความคาดหวัง” ที่เปลี่ยนไปหลังจากใช้ระบบเป็นอย่างไร กระบวนการทำงานบางอย่างจะเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอย่างไรบ้าง รายงานหรือข้ือมูลบางฉบับควรจะถูกยกเลิก หลังจากที่ BI ถูกนำมาใช้
Client Readiness - ความพร้อมด้านผู้บริหาร
- พร้อมที่จะให้งบประมาณ ทรัพยากรบุคคล และการสนับสนุนเพื่อให้ระบบ BI สามารถทำงานได้สำเร็จหรือไม่
- เข้าใจถึง “ต้นทุน” ในระหว่างการติดตั้ง และในระหว่างดำเนินการหรือไม่ ไม่เฉพาะแค่รายจ่ายเป็นตัวเิงิน แต่รวมถึง TCO: Total Cost of Ownership อาิทิเช่น การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน การควบคุมคุณภาพของข้อมูล เป็นต้น
- เข้าใจถึงวิธีการที่จะวัด “ประสิทธิภาพ” ที่เพิ่มขึ้นจากการนำ BI มาใช้งาน