BzInsight

หมายถึงการเตรียมตัวเป็น “ผู้สัมภาษณ์” นะครับ การเตรียมตัวถูกสัมภาษณ์นี่ท่าจะสามารถหาได้ทั่วไปอยู่แล้ว ด้วยเหตุว่าเช้านี้ต้องช่วยสัมภาษณ์ IT manager ที่จะรับเข้ามาใหม่ แต่จะเป็นพนักงานที่อยู่ในต่างหน่วยงานกับที่ผมดูแลอยู่ เพียงแต่อยู่ในแผนกเดียวกัน ในบริษัทขนาดเล็กๆ การสัมภาษณ์มักจะง่ายๆ และใช้วิจารณญาณของคนที่จะจ้างเป็นหลัก แต่ในบริษัทใหญ่ มีขั้นตอนหลายอย่าง มีกระบวนการสัมภาษณ์หลายรอบ ที่แน่ๆ คือจะต้องผ่าน screening interview จากทางฝ่ายบุคคล แล้วก็จะมาถึงทางแผนก และท้ายที่สุดจะเป็น hiring manager คือคนที่จะเป็นเจ้านายโดยตรงนั่นเอง 

ผมเองวันนี้เล่นบทในฐานะเป็นตัวแทนแผนก IT ดังนั้นต้องสามารถประเมินได้ว่าผู้เข้าสัมภาษณ์เหมาะกับแผนก IT หรือไม่ ซึ่งในประเด็นนี้แต่ละแผนกจะต้องมีลักษณะเฉพาะหรือความสามารถบางอย่างที่มองหา โดยมีคนในแผนกเท่านั้นที่ตรวจสอบได้  

ภาพจาก accountingjobinterviewstips.com

ก่อนเริ่มผมสัมภาษณ์ผมก็เตรียมตัวดังนี้

• ทบทวนหลักเกณฑ์และขั้นตอนในการสัมภาษณ์ เกณฑ์การให้คะแนนโดยรวมที่ทางบริษัทกำหนดไว้
• ทบทวนบทบาทและหน้าที่ (roles & responsibility) ของตำแหน่งที่ต้องการรับ อันนี้ต้องขอข้อมูลจาก hiring manager คือบางครั้งแผนกที่ใหญ่ อาจจะมีลักษณะเฉพาะบางอย่างที่เขามองหา อันนี้เราต้องรู้ข้อมูลไว้ก่อนเหมือนกัน
• อ่านใบสมัคร และ resume รวมถึงคะแนนสอบที่ทำไว้ เพื่อทำความเข้าใจคร่าวๆ กับตัวผู้ถูกสัมภาษณ์
• เขียนคำถามที่อาจจะผุดขึ้นมาในใจ ระหว่างการอ่านประวัติการเรียน ประวัติการทำงาน คำถามเหล่านี้จะช่วยเตือนเราได้ในระหว่างการสัมภาษณ์
• ถ้ามีผลการสัมภาษณ์รอบที่แล้ว (อาจจะจากคนอื่นๆ หรือจากทาง HR) ก็อาจจะทบทวนด้วยก็ได้ แต่ผมจะค่อนข้างระวัง เพราะการอ่านผลการสัมภาษณ์ของคนอื่น อาจทำให้เราเกิดทัศนคติที่ไม่เป็นกลาง หรือ bias ขึ้นได้ 

การเตรียมตัวล่วงหน้า อาจจะดูยุ่งยาก แต่จริงๆ แล้วใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้นเอง ข้อดีที่จะได้ก็คือเราอาจจะมองเห็นอะไรที่ซ่อนอยู่มากเกินไปกว่าความประทับใจครั้งแรก และทำให้เราประเมินผู้เข้าสัมภาษณ์ได้อย่างรอบด้านและถี่ถ้วน และที่สำคัญเรายังสามารถประเมินได้อีกว่า คนคนนี้จะประสบความสำเร็จในงานที่เราให้เขาทำได้หรือไม่

ผมเคยเห็นผู้จัดการหรือผู้สัมภาษณ์งานบางคน ให้เวลาหรือความสนใจน้อยเกินไปในการเตรียมตัวสัมภาษณ์ ผลการสัมภาษณ์ที่ได้ก็เพียงผิวเผิน ไม่สามารถระบุหรือชี้ชัดไปได้ว่าควรจ้างหรือไม่ หรือที่แย่ไปกว่านั้นก็คือ รับเข้ามาทำงาน ทั้งๆ ที่ไม่แน่ใจว่าจะทำงานได้ หรือเหมาะที่จะอยู่ในองค์กร ซึ่งเป็นผลเสียหายร้ายแรงมาก ต่อบริษัทก็เรื่องหนึ่ง แต่ที่สำคัญกว่าก็คือต่อตัวพนักงานเอง เพราะเขาจะเสียโอกาสที่จะได้ไปทำงานที่อื่น แต่ต้องมาติดอยู่ในองค์กรหรือตำแหน่งหน้าที่ที่อาจจะไม่เหมาะกับเขา เสียเวลา เสียโอกาสในอนาคต

ถ้าคุณจะต้องสัมภาษณ์งานใครซักคน ลงทุนเวลาเตรียมตัวแค่ 10-15 นาที ก็จะช่วยให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างราบรื่น และได้รับประโยชน์สูงสุดกันทุกฝ่าย

คุยกับน้องสาวที่ทำงานเป็น IT consult ที่กำลังจะเปลี่ยนงานเร็วๆ นี้ น่าแปลกใจที่พบว่าหลายๆ บริษัทที่พบปัญหาสมองไหล หรือพนักงานลาออกเป็นจำนวนมาก ไม่ได้มีการทำ exit interview หลายคนยังไม่รู้เลยด้วยซ้ำว่าอะไรคือ exit interview

ตามความเข้าใจของผม exit interview เป็นขั้นตอนหนึ่งของงานบริหารงานบุคคล เมื่อมีพนักงานในบริษัทต้องการลาออก ผู้จัดการฝ่ายบุคคลจะทำการสัมภาษณ์พนักงานคนนั้น เพื่อให้ทราบถึงสาเหตุที่ลาออก และจะได้นำมาปรับปรุงสภาพแวดล้อมในองค์กรต่อไป ข้อสำคัญคือ การทำงานสัมภาษณ์เมื่อออกจากงานนั้น ควรจะทำโดยฝ่ายบุคคล แทนที่จะเป็นหัวหน้างานโดยตรง เพราะในหลายๆ กรณีหัวหน้างานอาจจะไม่ทราบเหตุผลที่แท้จริง ผมยังจำคำพูดของ HR manager ที่เคยเล่าให้ฟังนานมาแล้วได้ว่า

They join the company, but they quit their manager

Exit Interview จะช่วยให้ฝ่ายบุคคลได้รับข้อมูลที่อาจจะไม่เคยทราบมาก่อน ทั้งสภาพความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อบริษัท ที่มีต่อหัวหน้างาน และต่อการทำงาน รวมถึงสาเหตุจูงใจในการลาออก เช่นอาจจะได้รับข้อเสนอที่ดีกว่า หรือไม่ได้รับโอกาสในการพัฒนาตนเอง เป็นต้น กระบวนการนี้ผมมองว่า เปรียบเหมือนการตรวจสภาพร่างกายขององค์กร ถ้ามีการลาออกกันเป็นจำนวนมาก ก็เหมือนกับร่างกายที่เลือดไหลออกเรื่อยๆ ไม่หยุด หากไม่ได้รับการวินิจฉัยอย่างถูกต้อง องค์กรก็จะไม่สามารถเติบโตได้

ประเด็นที่สำคัญในการทำ Exit Interview คือต้องสร้างบรรยากาศให้พนักงานเข้าใจว่า ไม่ได้เป็นการคุยเพื่อจะที่พยายามเหนี่ยวรั้งเขาไว้ แต่เป็นการพูดคุยเพื่อที่จะได้เข้าใจถึงปัญหาที่พบในองค์กร และแน่นอนว่าข้อมูลที่พูดคุยกันจะเป็นความลับ ถ้าเขาเปิดใจที่จะพูด รับรองว่าฝ่ายบุคคลจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรเป็นอย่างมาก

ผลของการทำ exit interview จะถูกนำมาวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่ โดยขั้นแรกจะแบ่งเป็น regrettable หรือ unregrettable เรียกง่ายๆ ก็คือว่าทางบริษัทเสียใจหรือไม่ที่พนักงานคนนี้ต้องลาออกไป โดยทั่วไปแล้ว การ turnover หรือการสูญเสียพนักงาน เป็นเรื่องปกติในบริษัท turnover rate ไม่ควรจะต่ำเกินไป หรือสูงเกินไป ถ้าต่ำเกินไป และบริษัทไม่ได้มีการขยายตัวโดยรับพนักงานใหม่ๆ เข้ามามากพอ อาจจะเสียโอกาสที่จะนำ “เลือดใหม่” หรือความคิดใหม่ๆ เข้ามาในองค์กรได้ ถ้าสูงเกินไป ก็แน่นอนว่าการพัฒนาองค์กรโดยรวมอาจจะกำลังชะงักงัน

นอกจากจะแบ่งเป็น regrettable หรือ unregrettable แล้ว ทางฝ่ายบุคคลอาจจะยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลโดยแบ่งตามสาเหตุได้ เพื่อจะได้นำไปปรับปรุงต่อไป ตัวอย่างของการแบ่งสาเหตุในการลาออกจะประกอบด้วย

• ความผิดพลาดในกระบวนการสรรหา - หรือเรียกง่ายๆ จ้างคนมาไม่ตรงกับความต้องการของบริษัท
• ความสัมพันธ์กับหัวหน้างาน - หลายคนชอบงาน รักเพื่อนร่วมงาน แต่ทนหัวหน้างานไม่ได้
• ผลตอบแทน - ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของเงินเดือน สวัสดิการ หรือผลประโยชน์อื่นๆ
• ลักษณะของงาน
• ความก้าวหน้าทางอาชีพ
• นโยบายของผู้บริหาร
• อื่นๆ

ผลการวิเคราะห์เหล่านี้ จะช่วยให้บริษัททราบได้ว่า อะไรเป็นช่องโหว่ให้บุคคลากรที่เพียรพยายามสรรหา ฝึกอบรม และพัฒนามา ต้องลาออกจากบริษัทไป และสามารถกำหนดแนวทางในการแก้ไขได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น

ท้ายนี้มีลิงค์มาฝากครับ หากต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ exit interview
http://www.insightexit.com/index.html