ผมใช้เวลากับการเข้าประชุมเยอะมากในแต่ละวัน ถ้าเตรียมการไม่ดี การประัชุมจะเป็นเรื่องน่าเบื่อ เสียเวลาเป็นอย่างยิ่ง แต่ถ้ามีเทคนิคและวิธีการที่ดี ก็สามารถผลักดันให้งานก้าวหน้าไปได้มาก ถ้าอยากให้ได้ผลสูงสุด ลองตรวจสอบเรื่องต่างๆ เหล่านี้ดูซิครับ (คลิ้กเพื่อดูภาพขยาย)

  • มีการส่งกำหนดการล่วงหน้าหรือไม่? (ประชุมกันเรื่องอะไร เพื่ออะไร ที่ไหน เมื่อไหร่)
  • คนที่เข้าร่วมประชุม ครบถ้วนและถูกต้องแล้วหรือไม่? ถ้าขาดคนสำคัญบางคนไป บางทีก็ควรเลื่อนมากกว่าเพราะไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย
  • ถ้ามีเอกสารที่ต้องอ่านก่อน เพื่อทำความเข้าใจล่วงหน้า มีการส่งเอกสารล่วงหน้าก่อน 48 ชั่วโมงหรือไม่?
  • ผู้เข้าประชุม มีการอ่านเอกสารล่วงหน้าหรือไม่? แทนที่จะต้องเสียเวลาระหว่างประชุมมาเล่าถึงที่มาที่ไป ส่งเอกสารให้อ่านก่อนล่วงหน้า เวลาประชุมก็พุ่งประเด็นไปที่การอภิปรายกันได้เลย ไม่ต้องเกริ่นกันให้เสียเวลาอีก
  • เริ่มประชุมตรงเวลาหรือไม่?
  • เมื่อเข้าร่วมประชุม คุณตั้งสมาธิอยู่ในการประชุมหรือไม่? ขจัดสิ่งรบกวนจำพวก email, chat, twitter :-)
  • ทุกคนที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นแล้วหรือไม่?
  • ได้มีการตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่ง (ถ้าเป็นการประชุมเพื่อตัดสินใจ) โดยไม่เสียเวลาในการอภิปรายกันจนยืดยาวเยิ่นเย้อเกินจำเป็นหรือไม่?
  • ใครเป็นคนบันทึกผลการประชุม?
  • สิ่งอำนวยความสะดวกทำงานได้ดีหรือไม่? คุณภาพเสียงโทรศัพท์ (กรณีประชุมทางไกล) ห้องประชุม โปรเจ็คเตอร์ และอื่นๆ
  • มีเวลาพักบ้างเป็นช่วงๆ ทุก 90 นาที